Bài học từ văn hoá công sở của người Nhật

Kỹ năng tiếp nhận chỉ đạo

Khi nhận được chỉ đạo từ sếp, điều quan trọng đầu tiên là bạn phải hiểu rõ chính xác điều sếp cần bạn làm và bước tiếp theo là tiến hành công việc theo đúng nội dung của chỉ đạo.

Nhanh chóng đáp lời “Vâng” mỗi khi được sếp gọi tên và khẩn trương đi đến chỗ của sếp để nhận chỉ đạo công việc. Để tránh trường hợp nghe nhầm hoặc nghe thiếu, bạn nên vừa ghi chép tốc ký vào sổ tay, vừa cẩn thận lắng nghe hết nội dung sếp chỉ đạo. Hãy mạnh dạn hỏi lại khi có điểm không hiểu rõ hoặc xác nhận lại những thông tin quan trọng như: thời gian, địa điểm, đầu mối liên hệ…

Trong trường hợp nhận được nhiều chỉ đạo công việc cùng một lúc, hãy chủ động hỏi sếp xem nên ưu tiên làm việc gì trước, việc gì sau. Nếu bạn nhận chỉ đạo từ lãnh đạo của một phòng ban khác hoặc sếp của sếp mình, hãy trao đổi với người lãnh đạo trực tiếp của mình xem nên phân chia mức độ ưu tiên giải quyết công việc như thế nào cho hợp lý.

Bạn có biết nguyên tắc “Ho – Ren – So”?

Nhằm giúp cho công việc được tiến hành một cách trôi chảy, một nguyên tắc thường được người Nhật lưu tâm đến là “Ho – Ren – So”. “Ho – Ren – So” được ghép lại từ chữ đầu của các từ “Báo cáo – Liên lạc – Bàn bạc” (Hokoku – Renraku – Sodan), thể hiện tinh thần sẵn sàng cho công việc.

Để công việc tiến triển một cách trôi chảy, việc thường xuyên thông báo cho cấp trên biết tình hình công việc (báo cáo tiến độ) rất quan trọng. Bên cạnh đó, phải báo cáo các thông tin mới phát sinh có liên quan đến công việc.

Bạn nên chủ động báo cáo trước khi bị sếp hỏi “Việc đó sao rồi?”. Trong trường hợp vấn đề phức tạp, hãy tóm tắt trong bản báo cáo. Cuối cùng là phần nêu ý kiến và suy luận của bản thân. 

Hãy nghiêm túc báo cáo đúng thời điểm. Ví dụ như khi xảy ra sự cố hoặc sai phạm; khi cần điều chỉnh cách thức tiến hành công việc; khi có ý tưởng hay có liên quan đến công việc.

Học gì từ văn hóa công sở người Nhật?

Với kinh nghiệm làm việc với người Nhật nhiều năm, dưới đây là những điều tôi học được từ văn hoá công sở của người Nhật:

- Người Nhật nổi tiếng nghiêm khắc trong công việc, nhưng chính sự nghiêm khắc đó đã mang đến cho họ những thành công. Vậy chúng ta học được gì từ sự nghiêm khắc của họ?

- Luôn biết cách “giữ ấm” cho các mối quan hệ đã có bằng cách thường xuyên gọi điện thoại, gửi thư, fax, email, hẹn gặp trực tiếp nếu có thời gian… Việc làm này được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng.

- Không nói “Không” dù không thích. Cho dù không thích bạn cũng hãy tìm cách nói giảm, nói tránh, không đi thẳng vào vấn đề. Nếu không thể nói nhẹ nhàng, bóng gió thì bạn nên thận trọng để không làm đối phương phật ý.

- Người Nhật luôn tôn trọng những quyết định của nhóm, họ không bao giờ áp đặt suy nghĩ cá nhân vào trong công việc. Đây là một cách làm việc khoa học và mang đến thành công cho họ.

- Phong cách làm việc của người Nhật luôn gắn liền với tính nguyên tắc, kỷ luật được thể hiện mọi lúc mọi nơi, đặc biệt là trong công việc. Cái gì đã là nguyên tắc thì cứ thế mà làm, không có ngoại lệ.

- Làm hết sức, chơi hết mình. Người Nhật rất yêu công việc, họ coi công việc như cuộc sống của mình. Họ nghĩ “Sống để làm việc chứ không phải làm việc để sống”. Họ chăm chỉ làm việc suốt đời, hạnh phúc khi được làm việc và đóng góp công sức cho xã hội. Chính điều này tạo nên một phong cách làm việc riêng của người Nhật.