Vì sao Ashikaga trở thành "thánh địa" 5S?

Chúng tôi đến Ashikaga, tỉnh Tochigi vào những ngày cuối tháng 3/2016, theo lời mời của Tổ chức xúc tiến thương mại Nhật Bản (JETRO). Tiết đầu xuân, trời vẫn còn khá lạnh. Hoa mơ, hoa trà đều đã tàn, trong khi hoa anh đào chưa bung nụ. Những ngọn đồi còn phủ kín màu nâu của cành khô. Nhưng chẳng hề gì, bởi nét hấp dẫn của Ashikaga không chỉ đến từ cảnh sắc thiên nhiên, thành phố này đang thu hút sự chú ý từ khắp thế giới bởi sự thành công trên diện rộng của hình mẫu 5S theo trường phái Ashikaga. 

Thành phố Ashikaga, tỉnh Tochigi (Ảnh: osshi/PIXTA)

Kể từ thập niên 1970 sau thành công của Toyota, những khái niệm như Kaizen, 5S dần trở nên phổ biến không chỉ tại Nhật Bản mà còn lan khắp thế giới. Những nơi triển khai tốt 5S đều chứng kiến sự thay đổi cốt lõi trong quản lý con người, thời gian, môi trường làm việc, tránh lãng phí đồng thời tăng lợi nhuận. Thế nhưng, thực tế cho thấy không phải công ty nào cũng thành công với 5S, kể cả ở Nhật Bản. 5S là một phương pháp rất dễ dàng để bắt đầu, nhưng rất khó triển khai hoàn thiện. Tại Việt Nam, việc áp dụng 5S chỉ mới ở mức sơ khởi và còn gặp vô vàn khó khăn. Chính vì vậy, việc thực hiện 5S trên diện rộng ở Ashikaga khiến chúng tôi hết sức tò mò.

Với sự hỗ trợ từ phòng Công thương nghiệp Ashikga, tính đến nay đã có hơn 150 doanh nghiệp ở thành phố Ashikaga nhỏ xinh này áp dụng 5S, nhiều nơi đã và đang cho thấy thành quả ấn tượng. Điều đáng nói là các thành viên 5S tại Ashikaga rất sẵn lòng phổ biến và chia sẻ kinh nghiệm của mình, vì vậy mỗi năm lại có hàng trăm tổ chức, doanh nghiệp từ khắp nước Nhật và hàng chục quốc gia khác tìm đến đây để tham dự lớp học 5S, tận mắt tham quan cách thức triển khai 5S tại công xưởng, nhà máy... Các lớp huấn luyện 5S tại Ashikaga được tổ chức thường xuyên ở nhiều mức độ khác nhau cho từng cấp bậc: công nhân, trưởng nhóm, quản lý cấp cao, giám đốc...

"Công viên chủ đề" trong nhà máy 

Tại OGURA, nhà máy chế tạo các bộ phận nhôm thép cho ô tô, tàu Shinkansen..., khu vực công xưởng được tổ chức như một “công viên chủ đề”, nơi mà mỗi bộ phận thực hành 5S theo đặc điểm và nhu cầu riêng của bộ phận mình. Các nhân viên tự trang trí bàn làm việc của mình theo nhiều phong cách để gia tăng cảm hứng làm việc. Các bảng hướng dẫn quy trình được đặt ở nơi thuận tiện để các công nhân (trong đó khá nhiều người nước ngoài) dễ dàng trông thấy và áp dụng ngay lập tức, và có độ cao dưới 1,3m nhằm bảo đảm việc quan sát thông suốt, dễ dàng. Các vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp kèm theo... giá tiền mỗi thứ, giúp nhân viên biết rõ thứ nào còn hết, và nâng cao tinh thần tiết kiệm. Ngay tại khu vực sảnh vào, OGURA dành riêng một phòng nhỏ để làm "bảo tàng" trưng bày tất cả các sản phẩm cũng như thành tựu mà công ty đã gặt hái được từ ngày đầu thành lập vào năm 1922.

Theo bà Noriko Ogura, Phó chủ tịch OGURA, công ty thường xuyên thực hiện những buổi sinh hoạt 5S để các bộ phận chủ động đề xuất ý tưởng cải tiến quy trình và môi trường làm việc...

Mái nhà để xe và công xưởng của Ogura tất cả đều được lợp những tấm năng lượng mặt trời, để có thể sử dụng hiệu quả nguồn năng lượng tái sinh. Năng lượng thu được dùng để bán (Ảnh: Đông Vy)

Kệ hồ sơ và văn phòng phẩm được sắp xếp theo tiêu chuẩn 5S, các ngăn tủ trên cao chỉ dùng để trang trí những bức tranh theo chủ đề vì không thuận tiện lấy đồ (Ảnh: Đông Vy)

Dụng cụ vệ sinh được bày ra một cách đầy "phô trương" thay vì giấu đi như nhiều nơi khác, nhờ vậy mà khu vực luôn ngăn nắp (Ảnh: Đông Vy) 

Mục tiêu không phải là lợi nhuận, mà là con người 

Các hoạt động 5S ở công ty FUKAI 

Trong công xưởng của FUKAI – nhà máy chuyên phát triển, thiết kế và sản xuất linh kiện ô tô, thiết bị công nghiệp - công nhân ở tất cả các khâu đang làm việc một cách nhịp nhàng, nhanh gọn trong các phân xưởng rộng mênh mông nhưng vô cùng ngăn nắp.

Ông Munenori Matsunaga, Giám đốc Văn phòng JETRO Tochigi (đứng) tại hội thảo 5S do phòng Thương mại và Công nghiệp Ashikaga tổ chức (Ảnh: Đông Vy)

Thành lập từ năm 1938, công ty FUKAI từng ứng dụng 5S nhiều lần nhưng thất bại, cho đến khi ứng dụng 5S trường phái Ashikaga từ năm 2007. Ông Norio Fukuda – Giám đốc điều hành công ty FUKAI cho biết: “Trước đây, khi áp dụng 5S, chúng tôi chỉ tập trung vào lợi nhuận. Trong khi 5S đòi hỏi sự tự giác cao ở tất cả các bộ phận, điều đó có thể dẫn đến sự nôn nóng, cũng như những lời phê bình khi thất bại... Trong những buổi họp 5S, quản đốc nào không triển khai tốt quy trình 5S có thể bị phê bình, và anh ấy sẽ xuống tinh thần. Còn bây giờ, chúng tôi chỉ tập trung vào con người. 5S là tự nguyện, vì vậy chúng tôi không nhắc đến thất bại, không quan tâm đến con số. Hãy áp dụng 5S theo nhu cầu của bạn để làm việc một cách thật thoải mái. Và sau một thời gian thì chúng tôi thấy mọi thứ trơn tru hơn. Tất nhiên, chúng tôi vẫn đang thực hiện 5S mỗi ngày và không dám nghĩ rằng mình đã thành công”.

Đoàn báo chí Việt Nam trong chuyến thăm nhà máy FUKAI (Ảnh: Đông Vy)

Với triết lý đầy nhân văn đó, tinh thần 5S giờ đây đã trở thành một phần vô cùng quan trọng của FUKAI, OGURA, cũng như nhiều công ty khác ở Ashikaga, góp phần khắc họa nên chân dung đầy ấn tượng về một thành phố công nghiệp với phong cách và hiệu quả làm việc đẳng cấp thế giới.

Quả thật, những gì chúng tôi chứng kiến ở Ashikaga cho thấy 5S xứng đáng được chú tâm thực hiện như thế nào.

5S là gì? 

5S là phương pháp quản lý môi trường làm việc theo 5 bước, viết tắt của 5 từ tiếng Nhật:

1. Seiri (整理) - Sàng lọc: phân loại và bỏ đi những thứ không cần thiết, không hữu dụng

2. Seiton (整頓) - Sắp xếp: sắp đặt các vật dụng, công cụ theo tiêu chí trực quan, dễ quản lý, dễ sử dụng

3. Seiso (清掃) - Sạch sẽ: vệ sinh sạch sẽ, giữ gìn môi trường làm việc an toàn, hiệu quả

4. Seiketsu (清潔) - Săn sóc: kiểm tra tình trạng áp dụng 3S trên đây để bảo đảm duy trì hiệu quả và liên tục cải tiến để hoàn thiện

5. Shitsuke (躾) - Sẵn sàng: rèn luyện sự tự giác, và xây dựng tinh thần tự nguyện trong việc thực hiện 5S ở mọi bộ phận và cấp bậc.

5S trường phái Ashikaga có gì khác biệt? 

Quy trình 5S truyền thống thường được áp dụng theo thứ tự: Seiri – Seiton – Seiso, còn ở Ashikaga có một chút thay đổi: Seiri – Seiso – Seiton. Đầu tiên là sàng lọc, sau đó vệ sinh, và bước thứ ba mới là sắp xếp. Bên cạnh đó, mục tiêu lớn nhất khi áp dụng 5S ở Ashikaga là để tạo nên một môi trường làm việc khiến con người hạnh phúc.

5S World Summit 

Để đáp ứng nhu cầu tìm hiểu và tham quan quy trình 5S Ashikaga của nhiều doanh nghiệp khắp thế giới, 5S World Summit đã được tổ chức tại thành phố Ashikaga. 5S World Summit lần thứ 3 sẽ được tổ chức vào ngày 10 – 11/11/2016. Đó sẽ là cơ hội hiếm có để các doanh nghiệp Việt Nam trao đổi kinh nghiệm triển khai 5S với các doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới, đồng thời tham quan những thành quả 5S ở Ashikaga.

Thông tin liên lạc:
Phòng Thương mại và Công nghiệp Ashikaga
3-2757 Tori, Ashikaga, Tochigi, 326-8502
acci@watv.ne.jp
www.ashikaga.info/acci5s

*Bài viết trên website có đính chính một số sai sót trong bài đăng trên báo.

Đông Vy/ kilala.vn