"Sàng lọc" và "Sắp xếp" bàn làm việc

Đối với dân văn phòng thì bàn làm việc như là bộ mặt nơi công sở. Một bàn làm việc hỗn độn không những ảnh hưởng đến năng suất công việc mà còn cả tâm trạng của chúng ta. Hãy cùng F5 mang đến không gian mới cho bàn làm việc nhé. 

Tại sao nên sắp xếp bàn làm việc?

Tờ báo “Wall Street Journal” đã thống kê rằng những người làm kinh doanh sẽ dành ra khoảng 6 tuần trong 1 năm cho việc tìm kiếm các vật dụng ở văn phòng. Nếu thời gian làm việc một ngày là 8 tiếng đồng hồ, thì tương đương mỗi ngày sẽ tốn gần 1 giờ đồng hồ.

Điều này tức là:

• Bạn sẽ đánh mất thời gian cho những công việc quan trọng
• Việc tìm kiếm đồ đạc khiến bạn bị căng thẳng, suy giảm khả năng tập trung cho công việc.
• Làm mất đi cơ hội bởi không thể sử dụng hiệu quả thời gian này

Thay vì tìm kiếm đồ đạc, bạn có thể sử dụng hiệu quả 1 giờ đồng hồ đó vào những việc như lấy được một cuộc hẹn có lợi cho việc kinh doanh, chuẩn bị chu đáo hơn cho bài thuyết trình hoặc cũng có khi những ý tưởng hay về công việc sẽ xuất hiện.

Do đó, để sắp xếp bàn làm việc sao cho dễ dàng làm việc, chúng ta hãy thử vận dụng “Seiri – Seiton” trong quy tắc 5S của người Nhật xem sao nhé.

Quy tắc 5S là gì?

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt theo 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理) - Sàng lọc, Seiton (整頓) - Sắp xếp, Seiso (清掃) - Sạch sẽ, Seiketsu (清潔) - Săn sóc và Shitsuke (躾) - Sẵn sàng.
Trong đó, 2 quy tắc đầu tiên: “Sàng lọc” và “Sắp xếp” được người Nhật ứng dụng rộng rãi khi sắp xếp không gian làm việc của mình.

Trước khi sắp xếp bàn làm việc, bạn cần phải?

1. Kiểm kê và phân loại 

Trước tiên, hãy lấy hết tất cả đồ dùng có trong hộc bàn ra ngoài để biết được mình đang có những món đồ gì, số lượng bao nhiêu, còn mới hay đã hỏng, v.v. Sau đó, phân loại đồ dùng thành 2 nhóm: cần thiết và không cần thiết. 

2. Loại bỏ và sắp xếp

Hãy loại bỏ những món đồ trong nhóm “Không cần thiết” và bắt đầu sắp xếp những vật cần thiết thôi nào!

Kinh nghiệm sắp xếp bàn làm việc!

① Mặt bàn: Máy tính và điện thoại

Hợp lí nhất chỉ nên để máy tính và điện thoại trên bàn làm việc, cất những vật khác vào ngăn bàn để tránh làm mắt chúng ta bị phân tán, dẫn đến khó tập trung vào công việc. Đặc biệt, ống cắm bút trên bàn nên hạn chế số lượng (tối đa 2 cây cho mỗi loại) và chỉ dùng những màu chính để khi cần có thể sử dụng được ngay.

② Hộc tủ 1: Văn phòng phẩm

Hãy sắp xeo theo mức độ sử dụng giảm dần tính từ ngoài vào trong ngăn bàn mà.

③ Hộc tủ 2: Vật dụng linh tinh

Hãy để những vật không phải văn phòng phẩm cũng không phải tài liệu và có kích thước nhỏ hơn cỡ B5 như máy tính, từ điển, thước dây,… vào đây nhé!

④ Hộc tủ 3: Tài liệu

Đây thường là hộc tủ có độ sâu nhiều nhất, bạn hãy đặt tài liệu như khi sắp xếp văn phòng phẩm: ưu tiên độ cao và mức độ sử dụng của từng loại. Đối với tài liệu cỡ A4, tốt nhất là nên chia ngăn để xếp như hình.

Mẹo hay “ chăm sóc “ bàn làm việc