Làm việc với đối tác Nhật: Khó nhưng ló cơ hội!

Tính đến nay, Japan Circle – Dự án Xúc tiến tư vấn và Kết nối giao thương giữa doanh nghiệp Việt Nam và Nhật Bản – đã có thâm niên ba năm làm “bà mối” nhằm “se duyên” cho doanh nghiệp ở hai nước có cơ hội gặp gỡ, tìm hiểu và thiết lập quan hệ hợp tác. Và trong “sự nghiệp làm mai” đó, rất nhiều kinh nghiệm làm việc với doanh nghiệp Nhật Bản đã được chị Trần Thị Minh Trang – Tổng giám đốc Japan Circle Vietnam đúc kết và sẵn lòng chia sẻ cùng Kilala.

Cơ duyên nào để Japan Circle được triển khai tại thị trường Việt Nam? Theo chị, Japan Circle tại Việt Nam có điểm gì khác biệt so với Japan Circle ở các quốc gia Đông Nam Á khác?

Nhật Bản luôn nằm trong top những quốc gia đầu tư vào Việt Nam nhiều nhất trong suốt những năm qua. Làn sóng đầu tư này sẽ ngày càng tăng lên nhanh chóng trong tương lai. Thường thì, các công ty Nhật sẽ liên kết với nhau để tìm đến những đối tác Việt Nam đã cộng tác nhiều lần nên cơ hội để các doanh nghiệp Việt vừa và nhỏ chen chân vào thị trường này rất ít. Chính vì thế, từ năm 2013, Japan Circle tại Việt Nam bắt đầu khởi động, biến ý tưởng của ông Jun Takagi – Chủ tịch tập đoàn UBIQUITOUS Group, nhà sáng lập Japan Circle  – thành hiện thực, tạo sân chơi “kết nối hài hòa không biên giới” (slogan của Japan Circle) nhằm giới thiệu doanh nghiệp hai nước biết đến, tìm hiểu và giao thương với nhau. So với Japan Circle ở Campuchia hay Thái Lan – vốn đã có sẵn thị trường mở và chỉ tập trung vào việc kết nối đối tác nội địa và ngoại quốc, thì ở thị trường Việt Nam có nhiều sự khác biệt cần thích nghi. Tôi nhận thấy, các doanh nghiệp Việt Nam có nhu cầu học hỏi rất lớn để tiếp cận những mô hình quản lý doanh nghiệp thành công và nổi tiếng của Nhật Bản như 5S, Kaizen, Horenso,... nên tôi đã thay đổi mô hình hoạt động của Japan Circle nguyên bản một chút. Ngoài việc kết nối thì tôi còn bổ sung các khóa đào tạo phương pháp quản lý doanh nghiệp. Đó chính là lý do để chuỗi chương trình đào tạo “Hiểu văn hóa – Đạt thành công” của Japan Circle với những khóa học “5S & Kaizen”, “PDCA & Horenso”, “Train the trainer”... ra đời và được nhiều CEO của các công ty Việt Nam đăng ký tham gia. 

Trong quá trình kết nối, chị nhận thấy doanh nghiệp Việt thường gặp những trở ngại gì khi làm việc với đối tác Nhật?

Đối với các đối tác đến từ đất nước Nhật Bản, xây dựng một mối quan hệ uy tín để gắn bó lâu dài hệt như việc cả hai chấp thuận ký vào tờ giấy đăng ký kết hôn và cùng nhau xây dựng cuộc hôn nhân bền vững. Chính vì vậy, quá trình tìm hiểu – thương thảo – ký kết hợp đồng tốn rất nhiều thời gian và công sức. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam phải bỏ cuộc giữa chừng khi không đáp ứng các yêu cầu mà đối tác Nhật đưa ra. Nhưng đây là lúc ta cần đặt câu hỏi “Liệu sản phẩm mình có đủ tốt để vươn ra thị trường thế giới?”. Nếu sản phẩm mà doanh nghiệp chào bán thực sự tốt thì thời gian lâu hay mau không còn là vấn đề! Khó khăn là thế nhưng chỉ cần đơn hàng đầu tiên thành công thì những lần sau đó, việc giao thương với doanh nghiệp Nhật cũng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều. Nhờ những yêu cầu gắt gao như vậy mà bản thân các doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội tự hoàn thiện mình, phát huy nội lực trong kinh doanh hơn nữa, và việc chinh phục các thị trường khác trên thế giới cũng không còn là bài toán khó.

Theo chị, doanh nghiệp Việt Nam cần cải thiện điều gì để có thể “bắt trúng” hợp đồng với các đối tác Nhật?

Đầu tiên, thông tin phải “trước sau như một”, nghĩa là, mọi dữ liệu đưa cho đối tác Nhật phải khớp với thực tế, không có sự sai lệch. Thứ hai, không thể bán một sản phẩm mà chỉ nói chung chung là “tốt”, doanh nghiệp Việt cần cung cấp cho đối tác Nhật thông tin chi tiết của sản phẩm, thật cụ thể và rõ ràng để minh chứng cho chất lượng sản phẩm. Thứ ba, nhiều doanh nghiệp Việt Nam thường tập trung thể hiện năng lực của mình thông qua lịch sử hình thành và phát triển công ty, các thành tích đã đạt được... Đó cũng là một điểm cần đề cập đến nhưng không quá quan trọng. Thật ra, trước khi thương thảo với bất kỳ doanh nghiệp nào, đối tác Nhật cũng đã bỏ thời gian không ít để tìm hiểu trước thông tin về doanh nghiệp đó. Cái quan trọng nhất mà doanh nghiệp Việt cần xoáy sâu trong buổi họp chính là trình bày một kế hoạch hợp tác cụ thể, để sau đó hai bên có thể cùng nhau ngồi lại và bàn luận. Một bài thuyết trình chào bán sản phẩm cung cấp đầy đủ thông tin, trình bày chỉn chu... chính là cách doanh nghiệp Việt thể hiện sự đầu tư và nghiêm túc, mong muốn thiết lập mối quan hệ hợp tác này.
Ngoài ra, ngôn ngữ cũng là điều cần đặc biệt chú ý. Công ty Nhật đa quốc gia có sử dụng tiếng Anh, nhưng hầu hết các doanh nghiệp Nhật Bản chỉ sử dụng bản ngữ để làm việc với doanh nghiệp nước khác. Giỏi tiếng Nhật hoặc có nhân viên biết tiếng Nhật khi làm việc với đối tác xứ Phù Tang là điều quan trọng.

Tiếp nhận những phương pháp quản lý doanh nghiệp mới và áp dụng nó vào thực tiễn tình hình mỗi công ty là một chuyện không hề dễ. Sau khi kết thúc những khóa đào tạo của Japan Circle, các doanh nghiệp Việt Nam đã chia sẻ với chị ra sao?

Tôi rất vui khi rất nhiều CEO của các doanh nghiệp Việt Nam – dù công việc bận rộn nhưng vẫn sắp xếp thời gian để học hỏi và áp dụng cải tiến mô hình hoạt động của công ty. Đặc trưng của các công ty Nhật là xây dựng các “doanh nghiệp trường tồn” với lịch sử hình thành và phát triển kéo dài cả trăm năm. Thế nên, tư tưởng xây dựng mô hình kinh doanh, bộ máy nhân sự, cách dụng nhân... của người Nhật là điều mà các anh chị CEO Việt Nam rất muốn tìm hiểu. Có những anh chị CEO làm tôi cực kỳ ấn tượng vì họ rất quan tâm đến các khóa đào tạo của Japan Circle, đặt rất nhiều câu hỏi trong buổi học, rồi sau đó cho cả nhân viên cấp trưởng phòng, quản lý đăng ký học luôn như chị Khúc Thị Hoa Phượng – Tổng biên tập Nhà xuất bản Phụ Nữ, ban giám đốc Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á (ASL)... Học xong mô hình và về áp dụng ngay tại công ty, sau đó nếu có thắc mắc, các anh chị đều liên hệ để nhờ chúng tôi tư vấn thêm. Không phải chỉ có những công ty đã, đang và sẽ làm việc với đối tác Nhật mới đăng ký, mà còn có cả sự tham gia từ những doanh nghiệp nội địa khác ít tương tác với khách hàng Nhật. Họ học để áp dụng mô hình vào quy trình vận hành của công ty sao cho ngày một phát triển hơn như anh Phan Hùng Dũng – Tổng giám đốc Fiore Healthy Resort... Điều đó chứng tỏ rằng, các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang không ngừng thay đổi để bắt kịp và hòa nhập với thị trường thế giới.

Chị tâm đắc nhất điều gì trong suốt những năm làm việc với các đối tác Nhật Bản? 

Đó là dụng nhân! Tôi rất tâm đắc những bài học về phong cách lãnh đạo của cụ Konosuke Matsushita – người sáng lập Học viện Quản lý và Chính trị Matsushita, đặc biệt là câu nói của cụ “Dụng nhân là dụng khổ” – yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ tổ chức nào cũng đều là tôn trọng con người. Từ công việc đầu tiên cho tới công việc hiện tại mà tôi đang đảm nhiệm, thậm chí qua những buổi đào tạo được các giáo viên người Nhật đứng lớp của Japan Circle, tôi nhận thấy rằng, người Nhật Bản trong công việc luôn mặc nhiên gắn kết sự phát triển của công ty với sự phát triển của bản thân. Đây là chìa khóa thành công cho các công ty Nhật Bản: không bao giờ nghĩ rằng ta đang “sử dụng” nhân sự, mà là đang “đào tạo” và “phát triển” nhân sự, để bất kỳ nhân viên nào cũng có đủ kiến thức và kỹ năng để tự độc lập làm việc trong mọi vị trí mà họ đảm đương.

Xin cám ơn chị!

Ngô Phương Thảo/kilala.vn