Đi họp, bạn đã biết cách chưa?

Nhiều người quan niệm rằng họp hành là một trong những hoạt động đơn giản nhất ở công sở Nhật Bản, chỉ cần có mặt, gật gù và đi về là xong. Thế nhưng, bên cạnh một số buổi họp mang tính thông báo, các cuộc họp thực sự là cơ hội quý giá để nhân viên trao đổi thông tin, kiểm tra lại nhận thức của bản thân đối với các vấn đề đang được thảo luận, học thêm nhiều kiến thức, kĩ năng mới. Hãy kiểm tra các ghi chú dưới đây để xem mình đã biết cách “đi họp” chưa bạn nhé!

Trước buổi họp 

• Mỗi một buổi họp đều có mục đích và chủ đề riêng. Hãy đảm bảo bạn hiểu rõ mục đích và vai trò của mình trước khi tham gia.
• Sẽ rất tệ nếu bạn gõ bàn phím cuống cuồng giữa buổi họp hoặc phải chạy ra ngoài in vội một tài liệu cần thiết mà bạn quên chuẩn bị. Tuy nhiên, chuẩn bị kĩ lưỡng cũng không có nghĩa là bạn phải in ra giấy tất cả các tài liệu đã được chia sẻ trước rồi để chất đống trên bàn. Bạn có thể in vài tài liệu quan trọng, mở sẵn file trên máy tính, hoặc để sẵn các ghi chép trong sổ tay,... miễn là khi cần, bạn có thể nhanh chóng tìm được thông tin cần thiết.
• Trong trường hợp phải họp gấp, không kịp chuẩn bị, ít nhất bạn cũng phải chộp ngay cây viết, sổ ghi chú (note book) và lịch làm việc (schedule book) để mang theo!
• Nếu tài liệu đã được phát trước, hãy đọc qua một lượt và ghi chú lại những điều bạn chưa hiểu hoặc muốn thảo luận thêm tại cuộc họp.
• Nếu là nhân viên có cấp bậc thấp nhất trong công ty, bạn nên tự giác đảm trách việc chuẩn bị những dụng cụ cần thiết như máy chiếu, bảng viết, điện thoại để bàn,... Đừng chờ cấp trên yêu cầu rồi mới làm, vì có thể lúc đó bạn không còn đủ thời gian chuẩn bị chu đáo, sẽ khiến mọi người phải chờ đợi.

Trong buổi họp 

• Nhất định phải đúng giờ! Thực ra, khái niệm đúng giờ tương đối “phức tạp”, bởi vì dù bạn đúng giờ, nhưng nếu tất cả những người khác đã có mặt, thì hóa ra bạn vẫn là người đi trễ. Vì vậy, để cho chắc chắn theo kiểu người Nhật, bạn nên có mặt trước 5 phút nhé!
• Không nói chuyện riêng, không ăn quà vặt hay nhai kẹo cao su. Trừ khi đã có nước đặt sẵn trên bàn, bạn không nên tự tiện mang đồ uống riêng vào phòng họp, vì có thể gây mất tập trung cho người xung quanh mà trông cũng không nghiêm túc chút nào.
• Không ra khỏi phòng họp giữa chừng. Dĩ nhiên, không phải cuộc họp nào cũng dễ chịu, hứng thú, nhưng cố gắng đừng ngủ gật, ngáp lên ngáp xuống hay tỏ thái độ chán chường, mệt mỏi, tệ hơn nữa là tìm cách đi khỏi phòng họp giữa chừng. Nếu để ý, bạn sẽ thấy người Nhật luôn tranh thủ vào phòng vệ sinh trước khi tham dự một cuộc họp, để tránh ra ngoài giữa chừng.
• Luôn ghi chú cẩn thận. Việc này không những giúp bạn nắm được nội dung chính của cuộc họp mà còn là căn cứ để bạn đặt câu hỏi phản biện hay thắc mắc.
• Hãy nghe theo sự chỉ dẫn của người chủ trì. Nghiêm túc lắng nghe, ghi chú và phát biểu ý kiến, đặt câu hỏi khi tới lượt mình hoặc khi được hỏi, không nên tự tiện phát biểu ý kiến của mình.

Cách đặt câu hỏi và bày tỏ ý kiến cá nhân

Người Nhật luôn tìm cách bày tỏ ý kiến cá nhân một cách nhã nhặn, tránh để đối phương cảm thấy bị bẽ mặt hay giận dữ. Vì vậy, trong khi thảo luận, kể cả khi có ý kiến bất đồng thì họ cũng sẽ không cắt ngang, mà kiên nhẫn nghe hết ý kiến của người đó, rồi mới đề nghị được trình bày ý kiến của mình. Ngoài ra, họ cũng sẽ không thẳng thừng theo kiểu “Không, tôi không tán đồng như thế” hay “Làm vậy là sai rồi!”, mà thường bắt đầu bằng câu “Nếu tôi đã hiểu sai ý của anh/chị ABC thì cho tôi xin lỗi, nhưng ý kiến của tôi là...”, hoặc “Có thể tôi đã nghe sót, nhưng tôi nghĩ chúng ta nên....”, hoặc “Nếu tôi chưa hiểu đúng câu chuyện, xin mọi người chỉ dạy thêm cho, nhưng cách tôi nghĩ ở đây là...”. Cách mở đầu như vậy không những giúp đối phương có cơ hội chuẩn bị tâm lý để đón nhận ý kiến trái chiều, đỡ bị “sốc”, mà còn làm cho cuộc họp phong phú ý kiến nhưng vẫn đảm bảo được hòa khí chung.

Sau buổi họp 

• Thông thường, sau mỗi buổi họp luôn có một người được phân công viết biên bản nội dung cuộc họp và gửi cho các bên có liên quan. Nếu bạn là người phải làm việc đó, bạn sẽ thấy việc ghi chú cẩn thận trong buổi họp hữu ích như thế nào. Tốt nhất bạn nên viết và gửi biên bản đó ngay trong ngày, đừng để đến ngày hôm sau vì dễ bị thiếu sót và làm chậm trễ công việc.
• Nếu đó là cuộc họp với công ty đối tác và không cần phải gửi biên bản cuộc họp, bạn cũng nên gửi ngay một email cảm ơn, “nhân tiện” nhắc lại những điểm quan trọng đã được quyết định hay thông qua trong cuộc họp, như một “bằng chứng” để sau này tránh xảy ra hiểu lầm, đôi co không đáng có.
• Việc gửi email như thế không chỉ khiến đối tác yên tâm rằng bạn nắm rõ các vấn đề của họ mà còn giúp bạn ôn lại những công việc cần giải quyết cũng như thứ tự ưu tiên của chúng. Từ đó, hãy lập cho mình một "to-do-list" như Kilala đã nhắc đến trong Vol.18 nhé!

Minh Nhật/ kilala.vn